پروفرما چیست؟
پروفرما اینویس(Proforma Invoice) یک نوع پیش‌فاکتور است که در صورت تمایل به خرید یک کالا یا خدمت، از سوی فروشنده برای خریدار فرستاده می‌شود. این فاکتور شامل مشتری اطلاعاتی در مورد محصول یا خدمت موردنظر، قیمت، تعداد و سایر شرایط مربوط به خرید می‌شود. استفاده از پروفرما اینویس به مشتریان کمک می‌کند تا قبل از خرید، به‌صورت دقیق با شرایط خرید آشنا شوند و بهترین تصمیم را اتخاذ کنند. درخواست صدور پروفرما همیشه توسط خریدار صورت می پذیرد و صادرکننده کالا برای اعلام قیمت از صدور پروفرما اینویس کمک می گیرد.
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور یکی از اولین و مهم ترین سندها در تجارت بین الملل است و در معاملات بین‌المللی توسط فروشنده صادر می شود. پس از برقراری ارتباط و شروع مذاکرات و مکاتبات، در صوت موفق بودن مذاکرات اولیه، عموما خریدار درخواست صدور پیش فاکتور یا پروفرما اینویس می کند. صادرکننده اطلاعاتی نظیر تعداد، ارزش، کد تعرفه یا HS CODE کالا و اظلاعات عمومی تر در رابطه با شرح کالا را در پروفرما اینویس به اشتراک می گذارد.
پیش‌فاکتور یا پروفرما اینویس زمانی صادر می‌شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده اما نمی‌تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا خریدار هنوز جزئیات نهایی معامله را تأیید نکرده است. در این موقعیت، پیش‌فاکتور صادر می‌شود تا خریدار بداند دقیقاً چه انتظاری از فروشنده دارد.
اهمیت بسیاری که پروفرما اینویس در تجارت بین‌الملل دارد، بر هیچ کسب‌وکاری پوشیده نیست. این سند به خریدار اجازه میدهد تا قبل از انجام معامله، قیمت و شرایط را بررسی کند و پلن مالی را برای تهیه محصول یا خدمات در نظر بگیرد. از طرف دیگر، این سند به فروشنده امکان میدهد که بازدهی مالی، موجودی کالا یا محدودیت در ارائه خدمات خود را پیش‌بینی کند و برنامه‌ریزی‌های موردنیاز را انجام دهد.
در طول فرآیند تهیه پروفرما، بسیاری از عوامل و فرضیات مهم در نظر گرفته می‌شود. این عوامل شامل تغییرات در بازار، رقابت، تغییرات قیمت‌ها، نرخ بهره و سایر عوامل مالی و اقتصادی می‌شوند. با در نظر گرفتن این عوامل، خریدار می‌تواند یک تخمین دقیق‌تر و واقع‌گرایانه‌تر از عملکرد آینده خود در بازار نیز داشته باشد. این سند معمولاً قبل از صدور فاکتور نهایی یا اینویس صادر می‌شود و به‌عنوان یک تعهد مالی و قراردادی بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.
4 کاربرد اصلی پروفرما اینویس
- تحلیل بازار: یکی از استفاده‌های اصلی آن، تحلیل بازار و بررسی عملکرد محصول در بازارهای خارجی است. با ارسال پروفرما به مشتریان خارجی، فروشنده می‌تواند بازخورد مشتریان را دریافت کرده و نیازهای بازار را شناسایی کند. این اطلاعات می‌تواند به فروشنده کمک کند تا استراتژی‌های تجاری خود را بهبود دهد و رقبای خود را شناسایی کند.
- جذب مشتری: پروفرما اینویس می‌تواند به جذب مشتریان جدید کمک کند. با ارائه قیمت و شرایط تجاری تعیین‌شده در این سند، فروشنده به مشتریان نشان میدهد که محصول یا خدمات او مطابق نیازهایشان هست یا خیر. همچنین، ارائه تخفیف و شرایط ویژه در پروفرما نیز مشتریان را بیشتر ترغیب می‌کند تا با فروشنده همکاری کنند.
- برقراری روابط تجاری: پروفرما اینویس می‌تواند برقراری روابط تجاری را بهبود ببخشد. این سند، اطلاعاتی مهمی در مورد محصول، قیمت، شرایط تجاری و مهلت‌های تحویل به خریدار ارائه میدهد. با ارسال این سند، فروشنده به خریدار نشان داده که به مشتریان خود اهمیت میدهد و آماده است که آنها را در ارائه خدمات و پشتیبانی‌های موردنیازشان همراهی کند.
- مدیریت مالی: پروفرما به مدیریت مالی فروشندگان نیز کمک شایانی می‌کند. با ارسال آن، فروشنده گردش مالی خود را حساب کرده و از این طریق، برنامه‌های تولید و توزیع خود را مطابق با وضعیت مالی تنظیم می‌کند. همچنین، این سند به فروشنده این اطمینان را میدهد که مشتری مطابق با تعهدات مالی خود عمل کرده و پرداخت‌های مالی خود را در موعدهای مقرر انجام میدهد.
شرکت تجاری سورین صنعت یکی از شرکت‌های معتبر در حوزه تجارت بین‌الملل است. ما در این شرکت با توجه به تخصص و تجربه خود در این زمینه، به مشتریان خود خدمات ارائه می‌دهیم و جهت اطمینان خاطر مشتریان گرامی خود برای هرکدام از خدمات ارائه‌شده، از قالب استاندارد پروفرما اینویس و اینویس نیز بهره می‌گیریم.
نمونه پروفرما
در حوزه تجارت بین‌الملل، استفاده از نمونه پروفرما یک ابزار حیاتی است که به شرکت‌ها امکان میدهد تا اقدامات مالی و تجاری خود را با دقت بیشتری مدیریت کنند. پیش‌فاکتور شرحی دقیق از محصولات یا خدمات شرکت را به خریدار یا مشتری ارائه میدهد. با استفاده از نمونه پروفرما، شرکت ها قادر می‌شوند میزان دقیق پیش‌بینی‌های خود را در مورد سفارشات پیشرو داشته باشند و به این ترتیب می‌توانند منابع خود را بهینه سازی کنند و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهند.
به طور کلی پروفرما اینویس نوعی سند است که توسط فروشنده پیش از انجام معامله صادر می شود و حاوی شامل تمام توافقات صورت گرفته اولیه فی ما بین طرفین می باشد که مندرجات و محتویات آن به‌عنوان پایه معامله ی انجام شده قرار می‌گیرد. پروفرما اینویس اهمیت زیادی در تجارت بین المللی دارد و تنظیم دقیق آن به کم تر شدن مدت انجام معامله کمک قابل توجهی می کند. این امر به این خاطر است که مطالب نوشته شده در پروفرما مبنای تکمیل چند فرم ازجمله ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی است.
با توجه به اهمیت نمونه پروفرما در تجارت بین‌الملل و حوزه صادرات و واردات، شرکت تجاری سورین صنعت باتجربه و دانش فنی خود در این زمینه‌ها، اطمینان کامل را به مشتریان گرامی خود میدهد که با استفاده از نمونه پروفرما pdf در این شرکت، مشتریان می‌توانند به‌طور دقیق با شرایط فروش و خدمات ارائه‌شده آشنا شوند و تصمیم‌گیری‌های مناسبی برای خرید محصولات یا استفاده از خدمات این شرکت یا مجموعه‌های طرف قرارداد خود انجام دهند. علاوه بر این، ما در شرکت سورین صنعت تضمین می‌کنیم که همه اطلاعات و شرایط مربوط به نمونه پروفرما دقیق و قابل‌اعتماد هستند و از هرگونه تغییر یا اشتباه در کیفیت و قیمت محصولات جلوگیری کرده‌ایم.
در این قسمت می‌توانید نمونه پروفرما pdf را مشاهده نمایید.
دانلود نمونه پروفرما اینویس
لینک دانلود:
می توانید از سایت Inco docs نیز تمام اسناد مهم تجارت بین المللی مثل پروفرما و پکینگ را در فرمت های استاندارد بین المللی دانلود کنید.
همچنین با ثبت نام در این سایت و وارد کردن اطلاعات خود، فایل خروجی را دریافت کنید.
چنانچه در صادرات و واردات مشغول به فعالیت هستید و نیاز به آموزش کاربردی و تجربه محور دارید روی دکمه زیر کلیک کنید:
10 نکته مهم در تنظیم پروفرما
1.مدت زمان اعتبار پروفرما:
پروفرما در اصل یک پیش فاکتور است که در آن فروشنده به خریدار اعلام می کند کالای مشخصی را با قیمت، وزن، تعداد و ابعاد معین تحت شرایط مشخصی در منطقه مشخصی تحویل می دهد. نکته قابل توجه این است که فروشنده باید اعلام کند خریدار تا چه زمانی می تواند به فروشنده برای خرید مراجعه کند و اینجا اهمیت تاریخ گذاری در پروفرما اینویس خود را نشان می دهد. به عبارت دیگر شرایط اعلام شده از طرف فروشنده تا چه زمانی معتبر هستند. احتمال دارد بعد از گذشت زمانی معین فروشنده نتواند با قیمت قبل معامله کند و این خود یکی از نکات مهم برای صدور پروفرما اینویس یا پیش فاکتور است. از طرف دیگر مدت اعتبار پروفرما هنگام گشایش اعتبار اسنادی نیز مهم است؛ بنابراین بهتر است در پروفرما ذکر شود که مدت اعتبار آن تا چه موقع است و البته در واردات این یک نکته مهم خواهد بود. سورین اکسپورت، در حوزه صفر تا صد صادرات و واردات در حوزه صادرات میوه، ترخیص کالا و حمل و نقل بین المللی در گمرکات ایران فعالیت می کند، ما به عنوان یکی از پیشتازان شرکت ترخیص کالا در ایران، به صورت تخصصی به ارائه خدمات می پردازیم.
2.نام کالا و کد تعرفه آن در پیش فاکتور:
در ادامه مقاله پروفرما چیست و چه کاربردی دارد باید به اهمیت کد تعرفه و نام کالا اشاره کنیم. نام کالا، توضیحات و کد تعرفه یا همان HS CODE آن کالا در پیش فاکتور باید به صورت دقیق مشخص شود. نام خود کالا، جنس آن و توصیف کالا در این قسمت نوشته می شود. بعضی وقت ها فروشنده حتی تعرفه 8 رقمی کالا بر مبنای سیستم تنظیم شده را نیز در پیش فاکتور درج می کند، چرا که در همه کشورها برای ترخیص کالا نیاز داریم تا کد تعرفه واردات آن کالا را مشخص کنیم. درج نام کالا و کد تعرفه آن به منظور شناسایی، طبقه‌بندی و عملیات ارزیابی در گمرک کشور مقصد یا گمرک ایران، دارای اهمیت بسیاری است.
3.مقدار کالا در پیش فاکتور:
قیمت و شروط هماهنگ شده از سوی فروشنده غالبا تابعی از مقدار خریداری‌شده است؛ بنابراین ضروری است در پروفرما نوشته شود قیمت و شرایط هماهنگ شده برای چه مقدار کالا است. مقدار کالا بر اساس واحد شمارش آن کالا و تحت عناوین وزن، حجم، تعداد و یا دیگر واحدها تعیین می شود. برای مثال برای صادرات پی وی سی از واحد تعداد ورق استفاده می کنیم و برای صادرات میوه از واحد کیلوگرم !
4.قیمت کالا در پیش فاکتور:
قیمت را می توان اصلی ترین نکته موجود در پروفرما در نظر گرفت. طرفین معامله معمولاً پس از مشخص شدن شروط و نکات توافق شده فی ما بین، در باره ی قیمت تصمیم مشترک اتخاذ می کنند، زیرا قیمت تابعی مهم از شرایط معامله است. قیمت کالا در پیش فاکتور به صورت قیمت واحد و قیمت کل مطرح می شود. چنانچه پروفرما اینویس شامل چند قلم کالا باشد قیمت واحد اقلام در یک ستون زیر هم اعلام می شود و در انتهای پیش فاکتور با کلیت و جمع همه اقلام اعلام می گردد.
5.کرایه حمل در پیش فاکتور:
چنانچه طبق توافقات مشترک بین فروشنده و خریدار، در صورتی که فروشنده موظف به انجام امور حمل‌ونقل و پرداخت هزینه ی آن باشد (مثل اینکوترمز cif) و قیمت گفته شده توسط فروشنده شامل کرایه حمل نیز باشد، باید مبلغ مورد نظر را در پیش فاکتور مشخص کنیم و هزینه حمل را نیز به آن اضافه نماییم. در این صورت فروشنده بعد از اعلام قیمت واحد و قیمت کل اقلام کرایه حمل را نیز به‌صورت جداگانه می نویسد. در این صورت قیمت FOB تبدیل به قیمت CFR می‌شود. از طرف دیگر تعیین کردن کرایه حمل وقتی که ناوگان حمل خارجی باشد(برای واردات)، این امر تعیین و پرداخت 10 درصد کرایه حمل به وزارت راه و ترابری را راحت تر می کند.
6.نوع ارز در پروفرما:
از آنجایی که معامله در محیط بین‌المللی و حداقل بین دو کشور انجام می شود، فروشنده باید اعلام کند که مبلغ مشخص شده که به چه ارزی است، البته با توجه به شرایط فعلی کشورمان باید توجه داشت که دلار آمریکا تحریم بوده و باید از دیگر ارزهای رایج کشور استفاده شود. نوع ارز را معمولاً فروشنده تعیین می کند؛ اما نکته ی ضروری آن جایی است که خریدار نیز باید آن را قبول کند و نوع ارز باید مورد توافق دو طرف تجارت باشد. بعضی وقت ها قوانین بانکی و مراحل حقوقی یکی از طرفین ممکن است باعث ایجاد محدودیت هایی در این زمینه شود. مثلا کشور هند تحت شرایط خاصی می تواند با ایران تجارت کند.
7.کشور و کارخانه تولیدکننده:
بعضی وقت ها خریدار نمی‌تواند به صورت مستقیم از سازنده کالا، محصول را بخرد و به دلایل گوناگون به ناچار از واسطه ها خرید می‌کند. در شرایط تحریم، چنین مواردی را بسیار شاهد هستیم.
از طرف دیگر با توجه به شکل گیری الگوی موسسات چندملیتی و اتحادیه‌های اقتصادی اکثر اوقات چندین کشور در تولید یک محصول نهایی مشارکت می کنند. به همین خاطر در اظهارنامه گمرکی نام کشور مبدأ و کشور طرف معامله به‌صورت جداگانه درج می شود. بسیاری از اوقات از اصطلاح سوییچ اسناد بهره می گیریم، به این شکل که ممکن است یک شرکت واسط در امارات یا ترکیه، محصول را خریداری کند و بعد به ایران صادر کند. در موارد تحریم، بسیار شاهد این مورد هستیم. سورین اکسپورت به عنوان شرکت حمل و نقل بین المللی، و یکی از شرکت های پیشرو حمل بار به اروپا فعالیت می کند.
8.مشخصات بسته‌بندی:
بسته‌بندی کالاهای صادراتی با بسته‌بندی محصولات بازار داخلی تفاوت های زیادی دارد و نباید در آن ساده لوحانه برخورد کرد. موضوع بسته بندی صادراتی را می توان از دو جهت بررسی کرد و دودسته دلیل برای این تفاوت‌ها ذکر کرد، این دلایل عبارت اند از:
- ریسک فیزیکی حمل و نقل:
در روند مبادلات بین المللی کالاها مسیر بسیار طولانی را با وسایل حمل گوناگون طی می کنند. بعضی وقت ها در حمل های بین المللی ازجمله حمل چند وجهی کالا چندین بار از وسایل حمل متعدد مثل کامیون، قطار، کشتی و هواپیما بارگیری و تخلیه می شود. بسته بندی صادراتی اشتباه می تواند تبعات نامطلوب و غیر قابل جبرانی را در تجارت پدید آورد، لازم است متناسب با ماهیت و وزن کالا، میزان فاصله و شیوه ی حمل و نقل باشد. بسته بندی باید به صورتی انجام گیرد که کالا در جریان حمل و نقل دچار هیچ گونه آسیبی نشود؛ همچنین برای حمل دریایی به شارجه امارات و حمل زمینی به روسیه، می توانید با کارشناسان سورین اکسپورت در ارتباط باشید.
- بازاریابی صادراتی در کشور مقصد:
ممکن است نوع بسته بندی یک کالای خاص در کشورهای گوناگون با توجه به متغیرهای بازاریابی از جمله فرهنگ و سلیقه کشور مبدأ فرق کند. برای مثال عسل در برخی کشورها در بسته های پلاستیکی به بازار عرضه می شود و در برخی کشورهای دیگر در بسته های شیشه ای. به همین دلیل در مسیر بازاریابی صادراتی کالای خود تماما باید به این مورد توجه کنید.
بنابراین فروشنده و خریدار باید به صورت دقیق و واضح مشخص کنند که چه نوع بسته‌بندی مورد نظر آنها است. هر چند با پیدایش پدیده کانتینر مشکلات مربوط به بسته‌بندی بسیاری از کالا ها حل شد ، ولی همچنان باید دقت کرد در مراحل مختلف ازجمله حمل و نقل بین المللی مشکل جدی و خاصی برای کالا به وجود نیاید، چرا که تماما به اعتبار یک کشور صدمه می زند. گاهی اوقات دو طرف معامله از واژه‌هایی چون بسته بندی مناسب، بسته بندی استاندارد، و بسته بندی صادراتی استفاده می کنند، بهتر است همه این توافقات به صورت جدی صورت پدیرند.
9. مشخصات حمل:
یکی دیگر از موارد ذکر شده در پروفرما، مشخصات حمل کالا می باشد. شامل مواردی چون تعیین نوع، مبدأ، مقصد و وسیله حمل می شود.
تعیین نوع حمل نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است و بهتر است در پیش فاکتور مشخص شود. به نوعی، توافق حاصل شده بین طرفین در این رابطه که کدام یک از 11 اینکوترمز مورد استفاده است، شروط حمل و نقل را نیز مشخص می کند.
منظور از نوع حمل درحقیقت نوع وسیله حمل است. کشتی، کامیون، هواپیما، قطار و خطوط لوله وسایل حمل بین‌المللی می باشند که هرکدام از سرعت، ریسک و هزینه‌های خاص خود برخوردارند. بعضی وقت ها تغییر وسیله حمل تأثیر زیادی در قیمت کالا در مقصد دارد. این مورد در رابطه با انتخاب مرز خروج نیز صدق می کند.
درصد زیادی از کالاها در تجارت بین‌الملل از طریق کشتی حمل می‌شوند که حدودا از سرعت و قیمت کم و ریسک متوسط برخوردارند؛ بنابراین مشخص کردن نوع وسیله حمل نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. هم چنین، تعیین مبدأ و به‌ویژه مقصد حمل از اهمیت ویژه ای برخوردار است زیرا پرداخت کرایه حمل از مبدأ تا مقصد یکی از هزینه‌های مهم بازرگانی بین‌الملل است. باید تعیین شود قیمت اعلام شده توسط فروشنده شامل کرایه حمل تا کجا است و تعهد فروشنده در این باره را مشخص نماید که این در وظیفه اینکوترمز هاست که در رابطه با آنها صحبت خواهیم کرد.
10. شرایط پرداخت:
یکی از اصلی ترین نکات پیش فاکتور تعیین نوع یا روش پرداخت و مدت زمان آن است. 4 راهکار اصلی برای پرداخت در معاملات بین‌المللی وجود دارد که عبارت‌اند از خرید به روش حساب باز یا خرید نسیه، خرید به روش پیش‌پرداخت، خرید با استفاده از برات بدون تعهد یا برات اسنادی، و خرید با گشایش اعتبار اسنادی یا همان LC.
سایر مواردی که باید در تنظیم پروفرما اینویس مورد توجه قرار گیرد شامل شماره و تاریخ پروفرما، نام شرکت فروشنده، نام شرکت خریدار و اطلاعات بانکی است. همچنین گاهی اوقات با توجه به توافق دو طرف معامله و ماهیت کالاها شروط ویژه و نکات خاصی نیز در پیش نویس ذکر می شود.
اینویس چیست ؟
اینویس (Invoice) یا به عبارت دقیق‌تر فاکتور خرید، یکی از مهم‌ترین اسناد در تجارت بین‌الملل است که به‌عنوان یک سند مالی و قانونی استاندارد مورداستفاده خریدار و فروشنده قرار می‌گیرد. این سند بین فروشنده و خریدار منعقد می‌شود که جزئیات مربوط به خریدوفروش کالاها و خدمات را در آن تعیین می‌کنند.
اطلاعات کلیدی که در یک اینویس وجود دارد، شامل موارد زیر است:
- نام و آدرس فروشنده: اطلاعات شرکت یا فردی که کالا یا خدمات را ارائه میدهد.
- نام و آدرس خریدار: اطلاعات شرکت یا فردی که کالا یا خدمات را خریداری می‌کند.
- تاریخ صدور: تاریخی که اینویس صادر می‌شود.
- شماره نامه: یک شماره منحصربه‌فرد که به هر اینویس اختصاص داده می‌شود و برای دسترسی راحت‌تر، در بایگانی قرار می‌گیرد.
- جزئیات کالا یا خدمات: شامل نام، توضیحات، تعداد، قیمت و مبلغ کل کالا یا خدمات.
- جمع کل: مبلغ کل کالا یا خدمات قابل پرداخت توسط خریدار.
- شرایط پرداخت: زمان و شرایط پرداخت مبلغ کل کالا یا خدمات.
علاوه بر پروفرما، استفاده از اینویس نیز از دیگر خدمات شرکت سورین صنعت است. استفاده از پروفرما اینویس و اینویس به مشتریان امکان میدهد تا به‌راحتی فاکتورهای خرید خود را ثبت و مدیریت کنند. این سرویس به مشتریان امکان میدهد تا به‌سادگی صورتحساب‌ها و وضعیت پرداخت خود را پیگیری کنند. ما در اینجا نمونه اینویس را برای شما قرار دادیم. همچنین می‌توانید برای دانلود نمونه invoice در ادامه همراه ما باشید.
تفاوت پروفرما اینویس و اینویس
پروفرما یک نوع فاکتور اولیه است که به‌صورت یک اعلامیه ارائه می‌شود و به مشتری نشان میدهد که کالا یا خدمات مورد درخواست، با چه مقدار و در چه بازه قیمتی قرار است از جانب فروشنده به او ارائه شود. این اعلامیه اولیه عموماً قبل از صدور فاکتور نهایی و انجام معامله صورت می‌گیرد. درواقع، پروفرما اطلاعاتی درباره مشخصات کالا، قیمت و شرایط پرداخت را به مشتری ارائه میدهد و توافقات اولیه را بین فروشنده و خریدار برقرار می‌کند.
از سوی دیگر، اینویس یا فاکتور نهایی، طی مراحل انجام کار و تحویل کالا یا خدمات صادر می‌شود. نمونه اینویس شامل جزئیات دقیق کالا یا خدمات، قیمت نهایی، مبلغ کل، شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مربوط به معامله است. درواقع، اینویس مستندی رسمی است که حقوق و تعهدات هر دو طرف را مشخص می‌کند.
با توجه به توضیحات فوق، می‌توان گفت که تفاوت اصلی بین این دو سند در زمان صدور آنها است. پروفرما قبل از انجام معامله صادر می‌شود و حکم قرارداد اولیه را دارد، درحالی‌که اینویس پس از صدور پروفرما و در زمان انجام معامله و تحویل کالا یا خدمات، صادر می‌شود.
به‌طورکلی، پروفرما و اینویس هر دو برای تسهیل فرآیند تجارت بین‌المللی بسیار مهم‌اند. پروفرما به خریدار اطلاعات لازم را در قبال کالا یا خدمات موردنیاز خود میدهد و اینویس نهایی نیز به فروشنده اطمینان میدهد که تمامی جزئیات معامله به‌درستی و بدون هیچ تردیدی درج‌شده است.
درنهایت، برای تسهیل و موفقیت در تجارت بین‌المللی، شرکت‌ها و سازمان‌ها باید توجه داشته باشند که هر دو این سندها را به‌درستی و با جزئیات دقیق صادر کنند. این اطلاعات دقیق و مشخصات کامل معامله می‌تواند به جلب اعتماد خریداران و فروشندگان کمک کند و تضمین‌کننده یک تجارت موفق باشد. مجموعه سورین صنعت با استفاده از پروفرما و اینویس مشتریان خود را یاری می‌کند تا در تجارت خود موفقیت بیشتری به دست آورند و به‌شکل مؤثرتری فرآیند خریدوفروش خود را مدیریت کنند.
تفاوت پروفرما اینویس و کوتیشن
کوتیشن (Quotation) سندی است که توسط فروشنده صادر می شود و شامل قیمت کالا یا خدماتی است که مورد انتظار خریدار می باشد. همچنین در کوتیشن برخی از شرایط مانند موعد تحویل و یا شرایط پرداخت بصورت خلاصه آورده می شود. قیمت ذکر شده در کوتیشن می تواند تخمینی باشد. عموما کوتیشن در آغاز مذاکره بین فروشنده و خریدار صادر می شود و بر اساس آن توافقات لازم انجام می گیرد. این سند برای دریافت وجه از خریدار استفاده نمی شود. کاربرد عمده این سند این است که در قدم های بعدی تغییرات زیادی در مبلغ ایجاد نشود.
پروفرما (Proforma) هم مانند کوتیشن شامل جزئیاتی از فروش کالا و خدمات است. پروفرما نسبت به کوتیشن برای عقد قرارداد معتبرتر است. پروفرما می تواند شامل اطلاعاتی مانند وزن خالص و ناخالص کالا، نوع بسته بندی و شماره تعرفه کالا باشد. شرایط تحویل کالا را می توان در این سند ذکر کرد. این شرایط می تواند شامل دریافت مجوزهای صادراتی خاص و ... باشد.
فاکتور یا اینویس (Invoice) از اصلی ترین مدارک در فرایند فروش می باشد و پرداخت هزینه ها بر اساس آن انجام می شود. اینویس کاملا رسمی است و قابلیت ثبت در دفاتر حسابداری شرکت ها را دارد. تمام اطلاعات پروفرما در اینویس آورده می شود.
